Allgemeine Geschäftsbedingungen

§1 Allgemeine Bestimmungen

1.1 Geltung dieser AGB

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen der Philip Raphael Hofferer e.U. (nachfolgend "Philip Raphael Hofferer" oder "Anbieter") und ihren Kunden (nachfolgend "Kunde" oder "Auftraggeber") über die Bereitstellung von Software-as-a-Service (SaaS) Lösungen für das Gesundheitswesen, insbesondere für Pflegeheime und Gesundheitsorganisationen.

1.2 Abweichende Bedingungen

Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, deren Geltung wird ausdrücklich schriftlich vereinbart.

1.3 Begriffsbestimmungen

• Software: Die von Philip Raphael Hofferer bereitgestellte webbasierte Anwendung zur Verwaltung von Gesundheitsdaten
• Dienst/Service: Die Gesamtheit der durch Philip Raphael Hofferer erbrachten Leistungen
• Nutzungsdaten: Alle Daten, die der Kunde in die Software eingibt oder hochlädt
• Gesundheitsdaten: Personenbezogene Daten über die körperliche oder geistige Gesundheit nach Art. 4 Nr. 15 DSGVO

§2 Vertragspartner und Geltungsbereich

2.1 Anbieter

Philip Raphael Hofferer e.U.
Tristangasse 30/10
9020 Klagenfurt, Österreich
Firmenbuchnummer: KEINE
Firmenbuchgericht: Bezirksgericht Klagenfurt
UID: KEINE

2.2 Kunde

Kunde im Sinne dieser AGB sind ausschließlich Unternehmen, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen, die im Gesundheitswesen tätig sind, insbesondere:

• Pflegeheime und Seniorenresidenzen
• Betreuungseinrichtungen für Menschen mit Behinderung
• Ambulante Pflegedienste
• Medizinische Einrichtungen
• Andere Gesundheitsorganisationen

2.3 Geografischer Geltungsbereich

Die Dienste von Philip Raphael Hofferer richten sich primär an Kunden mit Sitz in Österreich. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums.

§3 Leistungsbeschreibung

3.1 Hauptleistungen

Philip Raphael Hofferer stellt folgende webbasierte Softwareleistungen zur Verfügung:

• Bewohnerverwaltung: Zentrale Erfassung und Verwaltung von Bewohnerdaten, Angehörigen und Kontaktpersonen
• Digitale Rezeptverwaltung: Erstellung, Verwaltung und Nachverfolgung von Rezeptanfragen
• Personalverwaltung: Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Qualifikationen und Arbeitszeiten
• Apotheken-Schnittstelle: Integration mit österreichischen Apotheken für Medikamentenbestellung
• Berichtswesen: Generierung von Berichten für Qualitätsmanagement und Compliance
• Audit-Funktionen: Protokollierung aller Aktivitäten für Compliance-Zwecke

3.2 Technische Bereitstellung

• Webbasierte Anwendung über HTTPS (SSL/TLS verschlüsselt)
• Multi-Faktor-Authentifizierung (2FA) für alle Benutzer
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle
• Automatische Datensicherung und Backup-Systeme
• 24/7 Systemmonitoring und Sicherheitsüberwachung

3.3 Support und Wartung

• Technischer Support während der Geschäftszeiten (Mo-Fr 8:00-18:00 Uhr)
• Online-Dokumentation und Benutzerhandbücher
• Regelmäßige Software-Updates und Sicherheitspatches
• Individuelle Schulungen und Onboarding (nach Vereinbarung)
• Notfall-Support bei kritischen Systemausfällen

§4 Vertragsschluss und Laufzeit

4.1 Vertragsschluss

Der Vertrag kommt durch schriftliche Annahme eines Angebots von Philip Raphael Hofferer durch den Kunden zustande. Als schriftlich gilt auch die elektronische Form (E-Mail, digitale Signatur). Demo-Accounts oder Testversionen begründen noch keinen Vertragsschluss.

4.2 Vertragslaufzeit

• Mindestlaufzeit: 12 Monate ab Vertragsschluss
• Automatische Verlängerung: Um jeweils 12 Monate, sofern nicht mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende der Laufzeit gekündigt wird
• Testphase: Optional 30-tägige kostenlose Testphase vor Vertragsschluss

4.3 Aktivierung und Bereitstellung

Die Bereitstellung der Software erfolgt innerhalb von 5 Werktagen nach Vertragsschluss und vollständigem Zahlungseingang der ersten Monatsgebühr. Der Kunde erhält die Zugangsdaten per sicherer E-Mail-Übertragung.

4.4 Onboarding-Prozess

1. Bereitstellung der Testzugänge
2. Konfiguration der Organisation und Benutzerrollen
3. Datenmigration von Altsystemen (optional, gegen Aufpreis)
4. Schulung der Administratoren und Key-User
5. Go-Live und produktiver Betrieb

§5 Preise und Zahlungsbedingungen

5.1 Preisgestaltung

Die Preise richten sich nach der jeweils gültigen Preisliste von Philip Raphael Hofferer und sind abhängig von:

• Anzahl der verwalteten Bewohner/Patienten
• Anzahl der aktiven Benutzer
• Gewähltem Funktionsumfang und Modulen
• Support-Level und Service-Umfang

5.2 Zahlungsbedingungen

• Zahlungsweise: Monatlich im Voraus, wahlweise vierteljährlich oder jährlich mit Rabatt
• Zahlungsziel: 14 Tage netto nach Rechnungsdatum
• Zahlungsmethoden: Banküberweisung, SEPA-Lastschrift (bevorzugt)
• Währung: Euro (EUR)

5.3 Preisanpassungen

Philip Raphael Hofferer ist berechtigt, die Preise mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende eines Kalendermonats zu ändern. Preiserhöhungen über 5% pro Jahr berechtigen den Kunden zur außerordentlichen Kündigung mit einer Frist von 4 Wochen.

5.4 Zahlungsverzug

Bei Zahlungsverzug ist Philip Raphael Hofferer berechtigt, nach erfolgloser Mahnung mit einer Nachfrist von 14 Tagen den Zugang zu sperren. Verzugszinsen werden nach den gesetzlichen Bestimmungen berechnet.

§6 Pflichten des Kunden

6.1 Allgemeine Mitwirkungspflichten

• Bereitstellung korrekter und vollständiger Stammdaten
• Benennung eines technischen Ansprechpartners
• Teilnahme an erforderlichen Schulungsmaßnahmen
• Einhaltung der Systemanforderungen und Browser-Kompatibilität
• Regelmäßige Überprüfung der eingegebenen Daten auf Richtigkeit

6.2 IT-Sicherheit und Zugangsdaten

• Sichere Verwahrung der Zugangsdaten
• Verwendung starker Passwörter und regelmäßiger Passwort-Wechsel
• Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Benutzer
• Unverzügliche Meldung vermuteter Sicherheitsvorfälle
• Schulung der Mitarbeiter in IT-Sicherheit und Datenschutz

6.3 Rechtliche Compliance

• Einhaltung aller anwendbaren Gesetze und Vorschriften
• Sicherstellung der Berechtigung zur Datenverarbeitung
• Einholung erforderlicher Einwilligungen der Betroffenen
• Information der Betroffenen über die Datenverarbeitung
• Führung eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten

6.4 Verbotene Nutzung

Der Kunde verpflichtet sich, die Software nicht zu verwenden für:

• Rechtswidrige Aktivitäten oder Verstöße gegen geltendes Recht
• Verarbeitung von Daten ohne entsprechende Rechtsgrundlage
• Überlassung der Zugangsdaten an unbefugte Dritte
• Reverse Engineering, Dekompilierung oder Disassemblierung
• Umgehung von Sicherheitsmaßnahmen oder Zugangskontrollen

§7 Verfügbarkeit und Wartung

7.1 Service Level Agreement (SLA)

• Verfügbarkeit: 99,5% pro Monat (gemessen über 24/7)
• Geplante Wartungsfenster: Sonntags 02:00-06:00 Uhr (nicht in SLA enthalten)
• Reaktionszeit Support: Innerhalb von 4 Stunden während Geschäftszeiten
• Notfall-Support: 24/7 bei kritischen Systemausfällen

7.2 Wartungsarbeiten

Philip Raphael Hofferer führt regelmäßige Wartungsarbeiten durch, um die Sicherheit und Funktionsfähigkeit des Systems zu gewährleisten:

• Sicherheitsupdates werden unverzüglich eingespielt
• Funktionsupdates erfolgen nach Ankündigung mit 48h Vorlauf
• Geplante Wartungen werden 7 Tage im Voraus angekündigt
• Notfallwartungen können ohne Vorankündigung erfolgen

7.3 Datensicherung und Backup

• Automatische tägliche Vollsicherung aller Daten
• Incrementelle Sicherung alle 4 Stunden
• Aufbewahrung der Backups für 90 Tage
• Geografisch getrennte Backup-Standorte in der EU
• Regelmäßige Tests der Wiederherstellungsverfahren

§8 Datenschutz und IT-Sicherheit

8.1 Datenschutz-Grundsätze

Philip Raphael Hofferer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der DSGVO. Für die Verarbeitung von Gesundheitsdaten gelten erhöhte Schutzstandards.

8.2 Auftragsverarbeitung

Philip Raphael Hofferer tritt als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO auf. Ein separater Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) regelt die Einzelheiten der Datenverarbeitung und wird Bestandteil des Vertrags.

8.3 Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

• Verschlüsselung: AES-256 Verschlüsselung für alle Daten at Rest und in Transit
• Zugriffskontrolle: Rollenbasierte Berechtigungen und Mehr-Faktor-Authentifizierung
• Logging: Vollständige Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen
• Netzwerksicherheit: Firewalls, Intrusion Detection und Prevention Systeme
• Mitarbeiterschulung: Regelmäßige Schulungen zu Datenschutz und IT-Sicherheit
• Zertifizierungen: ISO 27001 und weitere relevante Standards

8.4 Datenstandort und -transfer

• Alle Daten werden ausschließlich in der EU/EWR verarbeitet und gespeichert
• Hosting erfolgt in österreichischen oder deutschen Rechenzentren
• Keine Übermittlung in Drittländer ohne angemessenes Schutzniveau
• Subunternehmer werden sorgfältig geprüft und vertraglich verpflichtet

8.5 Incident Response

Bei Sicherheitsvorfällen oder Datenpannen erfolgt die Meldung an den Kunden unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 24 Stunden nach Kenntniserlangung. Der Kunde wird über Art des Vorfalls, betroffene Daten und eingeleitete Maßnahmen informiert.

§9 Haftung und Gewährleistung

9.1 Gewährleistung

Philip Raphael Hofferer gewährleistet, dass die Software im Wesentlichen entsprechend der Leistungsbeschreibung funktioniert und den branchenüblichen Standards entspricht.

9.2 Haftungsbeschränkung

Die Haftung von Philip Raphael Hofferer ist wie folgt beschränkt:

• Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit: Unbeschränkte Haftung
• Personenschäden: Unbeschränkte Haftung
• Leichte Fahrlässigkeit bei Kardinalspflichten: Beschränkt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden
• Sonstige leichte Fahrlässigkeit: Haftungsausschluss
• Höhe der Haftung: Maximal 12 Monatsgebühren des Kunden

9.3 Besondere Haftungsregelungen im Gesundheitswesen

• Bei medizinischen Notfällen trägt der Kunde die Verantwortung für alternative Verfahren
• Die Software ersetzt keine medizinische Diagnose oder Behandlung
• Der Kunde ist für die medizinische Bewertung aller Daten verantwortlich
• Datenverlust: Haftung beschränkt auf Wiederherstellung aus Backups

9.4 Mitwirkungsschuld

Der Kunde hat Schäden durch geeignete Maßnahmen abzuwenden oder zu mindern. Bei Verletzung dieser Obliegenheit trägt er eine Mitverantwortung am entstandenen Schaden.

§10 Kündigung

10.1 Ordentliche Kündigung

• Kündigungsfrist: 3 Monate zum Ende der Vertragslaufzeit
• Form: Schriftlich oder per E-Mail an kontakt@rezeptify.at
• Bestätigung: Philip Raphael Hofferer bestätigt den Eingang der Kündigung

10.2 Außerordentliche Kündigung

Beide Parteien können den Vertrag aus wichtigem Grund fristlos kündigen, insbesondere bei:

• Wesentlicher Verletzung vertraglicher Pflichten trotz Abmahnung
• Zahlungsverzug von mehr als 2 Monaten
• Insolvenz der anderen Partei
• Schwerwiegenden Sicherheitsverletzungen durch den Kunden
• Missbrauch der Software für rechtswidrige Zwecke

10.3 Folgen der Beendigung

• Datenzugriff: Endet mit dem Vertragsende, 30 Tage Kulanzfrist für Datenexport
• Datenrückgabe: Strukturierter Export in gängigen Formaten möglich
• Datenlöschung: 90 Tage nach Vertragsende, außer gesetzliche Aufbewahrungspflichten
• Rückzahlung: Keine Erstattung bereits bezahlter Gebühren

10.4 Übergangsregelungen

Philip Raphael Hofferer unterstützt den Kunden bei der Migration zu anderen Systemen durch Bereitstellung der Daten in strukturierten Formaten. Zusätzliche Migrationsleistungen können gegen gesonderte Vergütung erbracht werden.

§11 Besondere Bestimmungen für das Gesundheitswesen

11.1 Medizinprodukte-Disclaimer

Die Software von Philip Raphael Hofferer ist kein Medizinprodukt im Sinne des Medizinproduktegesetzes (MPG) oder der MDR. Sie dient ausschließlich der administrativen Unterstützung und ersetzt keine medizinische Diagnose oder Behandlung.

11.2 Ärztliche Verantwortung

Die medizinische und pflegerische Verantwortung verbleibt vollständig beim Kunden und den behandelnden Ärzten. Die Software stellt lediglich Informationen zur Verfügung, die medizinische Bewertung obliegt den Fachkräften.

11.3 Notfallprozeduren

Der Kunde verpflichtet sich:

• Notfallpläne für Systemausfälle zu erstellen und zu testen
• Alternative Kommunikationswege zu Ärzten und Apotheken zu unterhalten
• Kritische Patientendaten auch in Papierform oder anderen Systemen verfügbar zu halten
• Mitarbeiter in Notfallprozeduren zu schulen

11.4 Arzneimittelsicherheit

Bei der Rezeptverwaltung und Medikamentenbestellung trägt der Kunde die Verantwortung für:

• Korrektheit der Medikamentendaten und Dosierungen
• Prüfung auf Wechselwirkungen und Kontraindikationen
• Einhaltung der Verschreibungspflicht
• Kontrolle der Lieferungen und Lagerung

§12 Compliance und rechtliche Anforderungen

12.1 Anwendbare Gesetze

Die Software entspricht folgenden österreichischen und europäischen Bestimmungen:

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
• Österreichisches Datenschutzgesetz (DSG)
• Heimaufenthaltsgesetz (HeimAufG)
• Gesundheitstelematikgesetz (GTelG)
• Arzneimittelgesetz (AMG)
• E-Commerce-Gesetz (ECG)

12.2 Audit und Kontrolle

• Vollständige Auditfähigkeit aller Systemaktivitäten
• Unveränderliche Protokollierung (Audit-Log)
• Bereitstellung von Berichten für Behörden
• Unterstützung bei behördlichen Prüfungen

12.3 Änderungen der Rechtslage

Bei wesentlichen Änderungen der Rechtslage, die Anpassungen der Software erfordern, werden diese nach Möglichkeit ohne zusätzliche Kosten implementiert. Bei erheblichem Entwicklungsaufwand kann eine angemessene Kostenbeteiligung vereinbart werden.

12.4 Behördliche Anfragen

Bei behördlichen Anfragen oder Durchsuchungen informiert Philip Raphael Hofferer den Kunden unverzüglich, soweit rechtlich zulässig. Die Zusammenarbeit mit Behörden erfolgt im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen.

§13 Änderungen der AGB

13.1 Änderungsverfahren

Philip Raphael Hofferer kann diese AGB mit einer Frist von 6 Wochen zum Monatsende ändern. Die Änderungen werden dem Kunden per E-Mail mitgeteilt und auf der Website veröffentlicht.

13.2 Zustimmung zu Änderungen

Widerspricht der Kunde den Änderungen nicht innerhalb von 4 Wochen nach Zugang der Mitteilung, gelten die Änderungen als genehmigt. Auf diese Folge wird in der Mitteilung besonders hingewiesen.

13.3 Widerspruchsrecht

Bei Widerspruch gegen wesentliche Änderungen hat der Kunde das Recht zur außerordentlichen Kündigung mit einer Frist von 4 Wochen. Bis zur Kündigung gelten die bisherigen AGB fort.

13.4 Änderungen aufgrund Rechtslage

Änderungen aufgrund neuer Gesetze oder behördlicher Anordnungen können auch mit kürzerer Frist oder sofort wirksam werden, sofern dies zur Rechtskonformität erforderlich ist.

§14 Schlussbestimmungen

14.1 Anwendbares Recht

Für alle Rechtsbeziehungen zwischen Philip Raphael Hofferer und dem Kunden gilt ausschließlich österreichisches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

14.2 Gerichtsstand

Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist Wien, Österreich. Philip Raphael Hofferer ist berechtigt, den Kunden auch an dessen allgemeinem Gerichtsstand zu verklagen.

14.3 Streitbeilegung

Vor Anrufung der Gerichte sind die Parteien verpflichtet, eine einvernehmliche Lösung durch direkte Verhandlungen zu versuchen. Bei Meinungsverschiedenheiten steht die Wirtschaftskammer Österreich für Mediationsverfahren zur Verfügung.

14.4 Schriftformklausel

Änderungen und Ergänzungen dieser AGB sowie des Vertrags bedürfen der Schriftform. Als schriftlich gilt auch die qualifiziert elektronische Signatur oder die E-Mail-Kommunikation zwischen den vertraglich benannten Ansprechpartnern.

14.5 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Die unwirksame Bestimmung ist durch eine wirksame zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

14.6 Vertragssprache

Vertragssprache ist Deutsch. Bei Übersetzungen in andere Sprachen ist im Zweifel die deutsche Fassung maßgeblich.